Que vous soyez un praticien indépendant, membre d’une clinique ou médecin dans un grand hôpital, la qualité de votre secrétariat est un facteur crucial dans la réussite de votre activité et pour satisfaire vos patients. C’est pourquoi de plus en plus de professionnels optent pour le télésecrétariat médical ou paramédical en fonction de leurs besoins. Découvrez tous les avantages d’une telle prestation, tous les services proposés et comment une assistante médicale à distance peut vous aider à mieux gérer votre emploi.
Le télésecrétariat médical pour un excellent accueil téléphonique
Depuis la prise de rendez-vous au suivi du dossier, l’accueil téléphonique est un aspect majeur de toute prestation médicale ou paramédicale. Il doit être impeccable afin de satisfaire le patient et lui garantir des services médicaux de qualité. Ce qui n’est pas toujours donné, vu les emplois du temps chargés des praticiens et le grand nombre de personnes qui appellent chaque jour. Opter pour le télésecrétariat permet de pallier ce problème en mettant à disposition des patients des agents compétents, accueillants et toujours disponibles. Ce sont des secrétaires formés dans l’assistance médical qui savent garder le sourire, faire preuve d’empathie et respecter les consignes de leurs clients. Pour bénéficier d’une prestation de ce calibre, il faudra éventuellement passer par un véritable expert au titre de Vocallz qui propose des services de télésecrétariat médical et paramédical depuis 2004. Il accompagne des praticiens de tout genre et des établissements de santé de toutes les tailles.
La possibilité d’avoir un décroché personnalisé à votre image
S’il est essentiel d’avoir un décroché téléphonique rapide, cela ne suffit pas pour satisfaire les patients et fidéliser ses clients. Le télésecrétariat médical permet alors de se démarquer des autres grâce au décroché personnalisé et à un accueil téléphonique à votre image. Ainsi, un praticien qui interagit généralement avec des personnes âgées peut demander à ses secrétaires à distance d’adopter une tonalité spécifique, d’être patientes et d’expliquer au maximum les consignes déléguées. Il en va de même pour les autres praticiens quelle que soit leur spécialité. Ce qui permet à la fois d’améliorer l’efficacité de l’assistance téléphonique et de se mettre en valeur. Après tout, un établissement de santé est un business qui doit être bien géré et promu pour qu’il puisse prospérer. Contrairement aux grands centres d’appels, un service de télésecrétariat médical à échelle humaine est capable d’apporter cette approche personnalisée et intime à ses clients.
La gestion optimisée de votre emploi de temps et de votre agenda
Comme indiqué précédemment, les praticiens de la santé ont souvent des emplois du temps chargés qu’ils trouvent difficiles à gérer eux-mêmes. Les chirurgiens par exemple peuvent avoir des opérations qui durent longtemps alors que les infirmiers doivent veiller sur les patients constamment et s’assurer de la prise de médicaments à temps. Grâce au télésecrétariat médical, ils peuvent confier toutes les tâches monotones et répétitives à une assistante qualifiée et ainsi se concentrer sur leur métier réel : apporter des soins aux patients. En plus d’être formées de manière adéquate, les secrétaires à distance disposent des ressources matérielles nécessaires pour optimiser la gestion d’un cabinet médical, d’une clinique ou même d’un grand hôpital. Elles s’occupent de l’accueil téléphonique et utilisent des logiciels médicaux afin de gérer les rendez-vous, partager des informations avec le personnel, remplir des factures ou des devis, etc. Encore plus important, votre secrétariat à distance peut mettre à jour votre agenda en temps réel et minimiser les erreurs habituelles comme les doubles rendez-vous.
La permanence téléphonique en fonction de vos besoins spécifiques
Un grand avantage que présente certains services de santé par rapport à d’autres est la permanence téléphonique. Les patients peuvent alors appeler à tout moment, en cas d’urgence, pour demander des explications supplémentaires sur un traitement ou bien pour changer de rendez-vous. Ce qui n’est pas à la portée de tous les praticiens surtout ceux qui travaillent de manière individuelle ou en alternance, sans oublier les cas d’absence, les vacances et les jours fériés. Toutes ces situations peuvent être gérées efficacement grâce au secrétariat médical à distance et plus précisément à la permanence téléphonique. Le prestataire Vocallz présenté au départ assure un accueil téléphonique personnalisé jusqu’à 59 heures, de 8 heures à 19 heures du lundi au vendredi et de 8 heures à 12 heures le samedi. Il est même possible d’obtenir une couverture 7j/7. Lorsqu’un médecin est absent, la secrétaire procède au filtrage d’appels, fournit les instructions préalablement établies aux patients et transmet les appels urgents ou importants au praticien sur sa ligne personnelle.
Le secrétariat à distance pour libérer le personnel médical
Les tâches administratives quotidiennes et l’accueil téléphonique représentent une charge de travail conséquente qui épuise les ressources humaines et matérielles des établissements de santé. Or il est possible d’en libérer le personnel en optant pour un service de télésecrétariat médical ou paramédical adapté à ses besoins. Chaque cadre peut alors se focaliser sur son métier et contribuer à améliorer la qualité des soins médicaux. Les infirmiers auront plus de temps pour écouter les besoins des patients et les médecins pourront consacrer du temps pour développer leurs compétences. Si vous avez déjà embauché une secrétaire médicale, elle peut se concentrer sur l’accueil sur place et des tâches administratives que vous préférez gérer en interne. De sa part, la secrétaire à distance agit comme votre assistante personnelle et s’occupe de l’accueil téléphonique pour optimiser encore plus la gestion de votre activité.
La collaboration entre une secrétaire interne et une assistante à distance
En effet, il est tout à fait possible de faire appel à un prestataire de télésecrétariat médical alors que vous disposez d’une secrétaire ou d’une assistance sur place. Ceci est recommandé notamment lorsque votre personnel n’est pas en mesure de gérer toute la charge de travail. Au lieu d’embaucher une ou plusieurs autres secrétaires, vous optez pour l’assistance médicale à distance qui est accessible, flexible et personnalisable. C’est parfois même une meilleure option afin de profiter des ressources logicielles du centre choisi ainsi que de son expérience dans l’assistance médicale. Vous pouvez ensuite choisir de déléguer plus ou moins de tâches selon vos besoins et les particularités de votre activité. Il est possible de confier uniquement l’accueil téléphonique à votre télésecrétariat médical ou bien de déléguer des tâches administratives, y compris des missions de comptabilité ou d’assurance et ce qu’on appelle le secrétariat médical juridique. Les services de télésecrétariat sont strictement réglementés afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données des clients, patriciens de la médecine et leurs patients.
La maîtrise de votre budget grâce à l’externalisation
D’un point de vue financier, les solutions externalisées permettent de réaliser des économies substantielles et de mieux maîtriser son budget. C’est bien le cas avec le secrétariat médical ou paramédical à distance qui permet d’éviter une variété de dépenses liées à l’embauche d’un secrétariat en interne. Vous n’aurez pas besoin de consacrer un salaire mensuel au personnel chargé et d’aménager un espace dédié avec tout le matériel nécessaire (bureau, ordinateur, ligne téléphonique, etc.), ceci en plus de réduire les charges sociales. En effet, tous ces détails sont pris en compte par le prestataire lui-même et les coûts sont inclus dans le prix de l’abonnement. Votre prestataire travaille d’ailleurs avec plusieurs clients vous permettant de diviser les dépenses avec eux. D’une autre part, vous pouvez choisir un service ponctuel ou régulier, à temps partiel ou à temps plein en fonction de vos besoins et de votre budget.
La compatibilité avec les meilleurs logiciels médicaux sur le marché
Il existe différents services à distance et outils numériques qui facilitent le travail des cadres de la santé. Citons en particulier les agendas en ligne comme Doctolib, Maiia et Ubicentrex ainsi que les logiciels de gestion patient en imagerie tels que Xplore, Evolucare et One Manager. Le télésecrétariat médical est tout à fait compatible avec ces services et peut être utilisé avec une ou plusieurs autres solutions afin de créer un véritable écosystème et optimiser la gestion de votre activité au maximum. Cela étant, il va falloir choisir un prestataire dont l’offre est compatible avec les outils et logiciels qui vous intéressent ou que vous utilisez déjà dans votre établissement. Votre télésecrétariat peut par exemple utiliser l’agenda de Doctolib pour gérer les rendez-vous des professionnels de la santé, ou encore exploiter la plateforme de prise de rendez-vous de Maiia.
Le télésecrétariat médical et paramédical pour tous les besoins
Si vous vous demandez si l’assistance médicale à distance est faite pour vous, sachez que ce type de prestations s’adapte à tous les besoins des professionnels de la santé. Vous pouvez faire appel à un service de télésecrétariat que vous soyez chirurgien, radiologue, cardiologue, dermatologue ou tout autre type de médecin spécialisé. Les médecins généralistes peuvent également en profiter, ainsi que les professionnels du paramédical comme les infirmiers, les orthophonistes, les diététiciens et les podologues. Enfin, les secrétaires médicales à distance peuvent accompagner efficacement des établissements de petite ou grande taille, ou encore les praticiens indépendants. La flexibilité du télésecrétariat permet d’adapter la prestation aux besoins de chaque client et de la modifier facilement pour accompagner le développement de son activité.
Un accueil téléphonique impeccable, une gestion optimale de l’agenda et une prise en charge sur mesure, ce sont les atouts du télésecrétariat médical et paramédical au service des professionnels de la santé. Reste à choisir le bon prestataire en fonction de ses besoins et de son budget.
